Zálohová a konečná faktura: mějte doplatek pod kontrolou

U delší opravy, montáže nebo dodávky může záloha pomoci s likviditou. Přináší však i druhý úkol: po dokončení musí zakázka, vystavené doklady, přijaté platby a konečná faktura vyprávět stejný příběh. Tento návod je pro německé B2B podniky a není právním ani daňovým poradenstvím.

Udělejte ze zakázky základ výpočtu

Pro každou zakázku držte jednu základnu: dohodnutý rozsah, netto hodnotu, sazbu DPH, schválené změny a kontakt. Zálohová faktura je mezikrok, nikoli náhrada této základny.

Povinné údaje faktury obsahuje § 14 německého zákona o DPH. Přijetí zálohy může být důležité pro DPH; viz § 13. Konkrétní případ konzultujte s účetnictvím nebo daňovým poradcem.

Veďte čtyři sloupce

U každé zakázky sledujte: netto zakázky, každou vyfakturovanou zálohu, každou přijatou zálohu, zbývá uhradit. Tím zabráníte tomu, aby se každý vystavený doklad považoval za zaplacený.

U zálohy evidujte číslo dokladu, brutto/netto/DPH, datum vystavení, splatnost, datum platby a vazbu na zakázku. Změnu rozsahu nejprve schvalte a teprve pak změňte základ.

Spočítejte doplatek průhledně

Nástroj je pomůcka pro plánování pro jednu sazbu DPH a jednu již uhrazenou zálohu v brutto hodnotě. Nenahrazuje účetnictví, kontrolu zaokrouhlení, kontrolu plnění ani daňové posouzení.

Kontrolujte celý řetězec: sedí doklady s archivem? Platby s bankou? Jsou zde slevy, zádržné, dobropisy nebo storna? Vyřešte je před konečnou fakturou.

Před konečnou fakturou odsouhlaste

1. Zapište dokončení nebo převzetí práce.
2. Porovnejte zakázku se schválenými změnami.
3. Odsouhlaste zálohové faktury s platbami a označte duplicity či nedoplatky.
4. Připravte konečný doklad s dohledatelným odkazem na zakázku a zálohy.
5. Druhá osoba zkontroluje čísla dokladů, DPH a součty.

Příklad

Podnik sjedná opravu za 5 000 € netto plus 19 % DPH a po schválení materiálu přijme zálohu 1 785 € brutto. Evidence platbu spojí se zálohovou fakturou. Po dokončení tým prověří změny a další zálohy, potom připraví doplatek. Každé číslo musí vést k zakázce, dokladu a platbě.

Kontrola před odesláním

• Je dokončení nebo převzetí doloženo?
• Jsou zahrnuty všechny schválené změny?
• Jsou doklady a platby odsouhlaseny odděleně?
• Odpovídá doplatek spisu zakázky?
• Prověřila druhá osoba částky a DPH?

Spolkové ministerstvo financí vysvětluje základy e-fakturace a archivace. Pro konkrétní případ je rozhodující vaše účetnictví a poradce.

Otázky

Je zálohová faktura totéž co platba?

Ne. Doklad lze vystavit dříve, než peníze dorazí. Oba stavy veďte zvlášť.

Funguje nástroj s více sazbami DPH?

Ne. Předpokládá jednu sazbu a jednu zaplacenou brutto zálohu. Smíšené sazby či opravy vyžadují odbornou kontrolu.

Co když se zakázka změní?

Nejprve změnu zdokumentujte a schvalte. Pak upravte základ a prověřte již vystavené doklady.