Příjem e-faktur: praktická kontrola pro malé firmy

Od 1. ledna 2025 musí podniky, kterých se týkají vnitrostátní B2B transakce v Německu, umět přijímat e-faktury. Pro samotný příjem může stačit e-mailová schránka. V provozu však musí být původní soubor dohledatelný, čitelný, zkontrolovatelný a uložený beze změn.

Text popisuje německý kontext DPH; nejde o právní ani daňové poradenství.

Co vlastně přijde do schránky?

E-faktura jsou strukturovaná data určená k elektronickému zpracování, nikoli jen hezké PDF. Podle německé definice platné od roku 2025 je obyčejné PDF „jiná faktura“, nikoli e-faktura. Viz FAQ německého ministerstva financí (BMF) a § 14 německého zákona o DPH.

EN 16931 určuje evropský datový model faktury. KoSIT popisuje XRechnung a FeRD hybridní princip ZUGFeRD. Pokud se PDF a XML liší, BMF považuje za rozhodující strukturovaná data.

Zkontrolujte přijatou e-fakturu přímo

Nejste si jisti, zda soubor XML nebo PDF skutečně obsahuje strukturovaná fakturační data? Rychlá kontrola rozpozná XRechnung, UBL, CII i vložená data ZUGFeRD/Factur-X. Hlavní údaje načte bez nahrávání souboru.

Desetiminutová sebekontrola

Nejde o validaci, certifikaci ani právní posouzení. Pomůže jen odhalit mezery v postupu:

Přišla B2B e-faktura?
│
├─ Ne / nevíme → Určete sdílenou adresu pro faktury a sdělte ji dodavatelům.
│
└─ Ano
   ├─ Je uložen původní XML nebo hybridní soubor?
   │  ├─ Ne → Určete místo uložení a odpovědnou osobu.
   │  └─ Ano
   │     ├─ Umí někdo data přečíst a zkontrolovat?
   │     │  ├─ Ne → Otestujte prohlížeč nebo účetní import.
   │     │  └─ Ano
   │     │  ├─ Lze fakturu spojit s objednávkou, zakázkou či příjmem zboží?
   │     │  │  ├─ Ne → Doplňte referenční číslo do nákupu.
   │     │  │  └─ Ano → Nastavte řešení výjimek.

Soubor v osobní schránce není proces. Určete vlastníka nových faktur, úložiště originálů, párovací referenci a cestu pro řešení chyb.

Jednoduchý postup pro servis a obchod

1. Centralizujte vstup. Sdílená schránka nebo řízený příjem dokumentů sníží riziko přehlédnutí.
2. Nejdřív originál. XML, hybridní soubory a přílohy ukládejte do určeného archivu; výtisk ani snímek obrazovky strukturovanou část nenahradí.
3. Přečtěte a porovnejte. S prohlížečem či importem ověřte dodavatele, číslo, období, částky, DPH a platbu vůči objednávce, zakázce nebo příjemce.
4. Zaznamenejte vazbu. Číslo objednávky, zakázky či střediska zrychlí pozdější dohledání.
5. Zviditelněte výjimky. Duplicitní faktura, změna účtu, neobvyklá DPH nebo chybějící objednávka patří k vyjasnění před platbou.

Příklad: Servis objedná díl pro zakázku 4582 a přijde ZUGFeRD. K zakázce uloží původní hybridní soubor, porovná položku, množství a cenu s objednávkou a dodávkou a při rozdílu zastaví schválení.

Přijetí není vystavení

Přechodná pravidla pro vystavování německých vnitrostátních B2B faktur jsou jiná: jiné faktury lze obecně používat do konce roku 2026; při obratu předchozího roku do 800 000 € může příslušné přechodné období trvat do konce roku 2027. Existují i výjimky. Aktuální podmínky uvádí FAQ BMF.

Příjem připravte nyní, i když vaše vydané faktury jsou ještě v přechodu. Veřejní zadavatelé mohou navíc vyžadovat XRechnung a konkrétní kanál.

Archivace a další krok

Nejméně strukturovaná část musí zůstat zachována v původní nezměněné podobě. Daňová lhůta je osm let; viz § 14b UStG. Proveďte řízený test: přijmout, uložit, otevřít, spárovat se zakázkou a nasimulovat chybu. Není to záruka souladu, ale praktický krok ke spolehlivému postupu.