Avans ve nihai fatura: kalan tutarı net yönetin

Uzun süren bir onarım, montaj veya teslimat projesinde avans nakit akışına yardımcı olabilir. Ancak ikinci bir iş de yaratır: iş bittiğinde sipariş, kesilmiş belgeler, alınan ödemeler ve nihai fatura aynı hikâyeyi anlatmalıdır. Bu rehber Almanya’daki B2B işletmeleri içindir; hukuki veya vergisel tavsiye değildir.

Siparişi hesaplama temeli yapın

Her iş için tek bir temel tutun: anlaşılmış kapsam, net sipariş değeri, KDV oranı, onaylı değişiklikler ve ilgili kişi. Avans faturası bir ara noktadır; bu temelin yerine geçmez.

Zorunlu fatura bilgileri Alman KDV Kanunu § 14’te yer alır. Avansın tahsil edilme zamanı KDV için önemli olabilir; bkz. § 13. Somut olay için muhasebenize veya vergi danışmanınıza başvurun.

Tek açık toplam yerine dört sütun kullanın

Her işte şunları izleyin: sipariş neti, kesilen her avans, alınan her avans, kalan. Bu, kesilmiş her belgenin ödenmiş sayılmasını önler.

Her avans için belge numarası, brüt/net/KDV, kesim tarihi, vade, ödeme tarihi ve iş referansını kaydedin. Kapsam değişirse önce onayı belgeleyin, sonra temeli değiştirin.

Kalan tutarı şeffaf hesaplayın

Bu araç, tek KDV oranı ve önceden alınmış tek brüt avans için bir planlama yardımcısıdır. Muhasebe mantığının, yuvarlama kontrollerinin, iş incelemesinin veya vergi değerlendirmesinin yerine geçmez.

Sadece son rakamı değil zinciri kontrol edin: Belgeler arşivle, ödemeler bankayla uyuşuyor mu? İskonto, kesinti, alacak dekontu veya kısmi iptal var mı? Bunları nihai faturadan önce açıklığa kavuşturun.

Nihai faturadan önce mutabakat yapın

1. İşin tamamlanmasını veya kabulünü kaydedin.
2. Siparişi onaylı değişikliklerle karşılaştırın.
3. Avans faturalarını ödemelerle eşleştirin; açık veya çift ödemeleri işaretleyin.
4. Sipariş ve avanslara izlenebilir referanslarla nihai belgeyi hazırlayın.
5. İkinci kişi belge numaralarını, KDV’yi ve toplamları kontrol etsin.

Örnek

Bir işletme 5.000 € net artı %19 KDV ile onarım anlaşır ve malzeme onayından sonra 1.785 € brüt avans alır. İç kayıt ödemeyi avans faturasıyla bağlar. İş bitiminde ekip değişiklikleri ve diğer avansları kontrol eder, ardından kalanı hazırlar. Her rakam siparişe, belgeye ve ödemeye dayanmalıdır.

Göndermeden önce

• Tamamlanma veya kabul belgeli mi?
• Onaylı tüm değişiklikler dahil mi?
• Belgeler ve ödemeler ayrı ayrı mutabık mı?
• Kalan tutar iş dosyasıyla uyumlu mu?
• İkinci kişi tutarları ve KDV’yi kontrol etti mi?

Federal Maliye Bakanlığı e-fatura ve saklamanın temelini açıklar. Somut olay için kendi muhasebe süreciniz ve danışmanınız belirleyicidir.

Sorular

Avans faturası ödeme ile aynı şey mi?

Hayır. Para gelmeden belge kesilebilir. İki durumu ayrı tutun.

Araç birden fazla KDV oranında çalışır mı?

Hayır. Tek oran ve alınmış tek brüt avans varsayar. Karışık oranlar veya düzeltme belgeleri uzman incelemesi gerektirir.

Sipariş değişirse ne olur?

Önce değişikliği belgelendirin ve onaylayın. Sonra temeli güncelleyin ve kesilmiş belgeleri gözden geçirin.