„Läuft eigentlich ganz gut" — das ist die häufigste Antwort von Werkstatt-Inhabern auf die Frage nach dem Geschäft. Gefolgt von einem Schulterzucken bei der Nachfrage, warum es gut läuft. Wer seinen Betrieb steuern statt nur betreiben will, braucht ein paar Zahlen. Nicht viele — diese sechs reichen für den Anfang.

1. Umsatz-Trend (nicht der Tagesumsatz)

Der Tagesumsatz schwankt, der Trend erzählt die Wahrheit: Wie liegt dieser Monat gegen den letzten, wie gegen denselben Monat im Vorjahr? Saisonale Muster — die Frühjahrs-Welle beim Fahrrad, das Display-Hoch nach Silvester — werden sichtbar und planbar, vom Einkauf bis zum Personal. Ein Umsatz-Trend im Dashboard ersetzt hier jede Excel-Tabelle.

2. Top-Produkte und -Leistungen

Welche zehn Positionen bringen den meisten Umsatz? Die Antwort überrascht fast jeden Inhaber. Sie entscheidet über Lagerbestand, Einkaufskonditionen und darüber, welche Leistungen prominent beworben gehören — und welches Zubehörregal nur Staub und Kapital sammelt.

3. Zeit pro Auftrag (die ehrliche)

Was eine Reparatur wirklich an Zeit kostet, weiß nur, wer Zeiten am Auftrag erfasst. Die Nachkalkulation deckt auf, welche Auftragstypen sich rechnen — und wo der Stundensatz längst nicht mehr zur Realität passt. Wer hier rät, subventioniert einzelne Kunden, ohne es zu merken.

4. Offene Posten

Umsatz ist nicht Geld. Wie viel steht an offenen und überfälligen Rechnungen aus? Diese Zahl gehört wöchentlich angeschaut — und mit Zahlungslink und Mahnwesen gehört sie systematisch klein gehalten. Betriebe scheitern selten an fehlendem Umsatz, oft an fehlender Liquidität.

5. Auslastung und Stunden des Teams

Plus- und Minusstunden, Urlaubsstände, Umsatz pro Mitarbeiter: Diese Zahlen entscheiden, ob die nächste Einstellung dran ist oder erst die Prozesse. Ein Zeitbericht, der laufend mitrechnet, beantwortet das nebenbei — statt am Monatsende mit Taschenrechner.

6. Angebots-Erfolgsquote

Wie viele Kostenvoranschläge werden zu Aufträgen? Eine niedrige Quote heißt: zu teuer, zu langsam — oder zu umständlich in der Freigabe. Oft hilft schon die Online-Freigabe per Klick, und die Quote springt, weil niemand mehr tagelang auf Rückrufe wartet.

Der eigentliche Punkt: Zahlen ohne Zahlenarbeit

Keine dieser Kennzahlen rechtfertigt einen Excel-Abend pro Woche. Sie sollten nebenbei entstehen — aus den Aufträgen, Belegen und Zeiten, die ohnehin im System liegen, live abrufbar statt monatlich gebastelt.

Fazit

Sechs Zahlen, einmal pro Woche ein Blick: Trend, Top-Produkte, Zeit pro Auftrag, offene Posten, Team-Auslastung, Angebotsquote. Mehr braucht es nicht, um vom Bauchgefühl zur Steuerung zu kommen — wenn das System die Zahlen liefert, statt sie zu fordern.

Diese 6 Kennzahlen sollte jeder Werkstatt-Chef kennen