İş emirlerini tahminle değil kuralla önceliklendirin: yoğun günler için dört grup

Yoğun bir sabahın kendi öncelik sistemi vardır: ikinci kez arayan müşteri, tezgâhın önünde bekleyen kişi ya da tutarı en yüksek iş. Bu hızlı bir tepkidir; güvenilir bir sistem değildir. Sessiz bir güvenlik sorunu gözden kaçabilir, küçük bir onay büyük bir tamiri durdurabilir ve söz verilmiş bir teslim alma yeni taleplerin altında kaybolabilir.

Önceliklendirmek her şeyi hemen yapmak demek değildir. Her açık iş için doğru sonraki adımı görünür kılmaktır. Bu dört gruplu yöntem, puanlama tablosuna gerek kalmadan tamir, saha ziyareti, mağaza siparişi ve bakım işlerinde kullanılabilir.

Önce kırmızı çizgi: risk ve ek hasarı önleyin

Bir kişi tehlikeye girebilecekse veya beklemek zararı makul biçimde artırabilecekse o iş en üste çıkar. Şüpheli bir fren, görünür hasarlı elektrikli cihaz, su sızıntısı ya da üreticinin güvenlik geri çağrısı buna örnektir.

Öncelik listesi teşhis veya meslek kurallarının yerine geçmez. Ekipmanı güvene alın, gerektiğinde kullanımını durdurun ve ürün, sektör ile bulunduğunuz yer için geçerli kuralları izleyin. Birleşik Krallık sağlık ve güvenlik kurumu HSE, risk değerlendirmesini tehlikeyi tanıma, olasılık ve sonucun ciddiyetini değerlendirme, ardından riski ortadan kaldırma veya kontrol etme olarak açıklar. HSE: Managing risks and risk assessment at work

Günlük panoda „bugün güvenlik kontrolü“ etiketi, belirsiz bir „acil“ ifadesinden daha kullanışlıdır.

Diğer her işi dört gruptan birine koyun

Kırmızı çizgiden sonra her açık işin tek bir yeri olsun. Bu kural, ekibi karar vermeye zorlar.

Üçüncü ya da dördüncü grupta iş olması sorun değildir. Sorun, içinde bir söz veya tıkanık olan işi fark etmemektir.

„Acil“ sözünü yanıtlanabilir bir soruya çevirin

Acil sözcüğü sonraki çalışanın ne yapacağını söylemez. Şu dört soruyu sorun:

1. Bugün kimse harekete geçmezse ne olur? Risk, ek hasar, tutulmayan söz mü; yoksa yalnızca rahatsızlık mı?
2. Hangi beklenti zaten onaylandı? Kararlaştırılmış saat, bir tercihten daha güçlüdür.
3. Tam olarak ne eksik? „80 €'luk alternatif parça için onay“, „cihaz etiketinin fotoğrafı“ veya „B rafındaki parça“ uygulanabilir ifadelerdir.
4. Sonraki adımı kim başlatabilir? „Ofis“ değil, bir isim veya rol yazın.

„Müşteri acilen bekliyor“ yerine şunu yazın: „Müşteri 14.00’e kadar arama bekliyor; alternatif parça onayı eksik; Lea öğle yemeğinden sonra arayacak.“ Böylece iş devredilebilir olur.

Örnek: Salı sabahı dört durum

Bir atölyede öğleden sonra teslim alınacak, freni sürten bir e-bisiklet; daha pahalı yedek parça onayı bekleyen kahve makinesi; randevusu olmayan tamamlanmış bakım işi; ve cihaz fotoğrafı olmadan gelen fiyat sorusu vardır.

Fren işi hem risk hem sözdür: önce kontrol edilir, teslim alma tehlikedeyse erken aranır. Parça onayı tıkanıklıktır: kısa bir karar tüm işi ilerletir. Bakım işi gerçekçi ilk boşluğa planlanır. Fiyat sorusunda bilgi toplanır: belirli fotoğraf istenir ve takip zamanı belirlenir.

Hiçbir iş değersiz görülmedi; her birine kullanılabilir bir sonraki adım verildi.

Öncelikler hatırda değil görünür olsun

Herkes aynı kuralı izliyorsa bir pano yeterlidir. Devir teslimler arttığında durum, sorumlu ve kontrol saati için ortak bir yer kullanın. Tek bir durum her şeyi anlatmasın: „onay bekliyor“, „işlemde“ veya „teslime hazır“ ile aynı değildir.

SimpliServ bu düzeni pratik olarak destekleyebilir: servis talepleri duruma göre filtrelenebilir, dahili yorumlar ve dosyalarla birlikte tutulabilir, uygun olduğunda iş emri veya fiyat teklifine dönüştürülebilir. Ayrıntılar servis talepleri dokümantasyonunda yer alır. Öncelik kuralı ise yine ekibinizin kararıdır.

Sonuç: netlik ses yüksekliğini yener

İyi bir öncelik sistemi otomatik olarak en büyük işi veya en ısrarlı mesajı seçmez. Önce insanları ve verilen sözleri korur, sonra etkisi büyük küçük tıkanıkları açar, kalanını dürüstçe planlar. Gün daha boş olmayacak; ancak çok daha yönetilebilir olacaktır.