Kontrola a pochopení elektronických faktur: průvodce pro dílny

Odeslání faktury jako PDF e-mailem působí digitálně, samo o sobě z ní však elektronickou fakturu nedělá. Rozhodující je strukturovaný, strojově čitelný datový soubor, který účetní software zpracuje bez přepisování.

Dostali jste soubor a chcete vědět, co obsahuje? Rychlá kontrola níže probíhá výhradně ve vašem prohlížeči.

Jak poznat skutečnou elektronickou fakturu?

V Německu jsou běžné zejména dvě varianty:

• XRechnung: čistý soubor XML založený na UBL nebo UN/CEFACT CII. Bez prohlížeče se špatně čte, pro software má ale jasnou strukturu.
• ZUGFeRD / Factur-X: PDF/A-3 s vloženou fakturou XML. Viditelné PDF je pouze zobrazení; rozhodující jsou strukturovaná data XML.

Obyčejné PDF, sken ani fotografie neobsahují spolehlivě strukturované fakturační údaje. Německo je proto od roku 2025 řadí mezi „ostatní faktury“, nikoli elektronické faktury. Vysvětluje to aktuální FAQ německého ministerstva financí.

Co rychlá kontrola ověřuje

Rozpozná UBL Invoice, UBL CreditNote a UN/CEFACT Cross Industry Invoice. V PDF hledá vložené XML používané formáty ZUGFeRD a Factur-X. Pokud jsou údaje k dispozici, zobrazí:

• číslo a datum faktury
• prodávajícího a kupujícího
• měnu, částku k úhradě a daň
• technický formát a rozpoznatelný profil

Chybějící údaje označí. Jde o užitečnou první kontrolu, nikoli důkaz správnosti všech povinných polí, číselníků a výpočtových pravidel.

Jaké lhůty platí v Německu?

Výjimky se týkají například drobných faktur do 250 eur, některých osvobozených plnění a faktur vystavených malými podnikateli. I ti však musí elektronické faktury umět přijímat. Podrobnosti uvádí FAQ německého ministerstva.

A co Rakousko?

Dodavatelé rakouského státu musí od roku 2014 předkládat strukturované elektronické faktury přes e-Rechnung.gv.at nebo PEPPOL. Podle oficiálního podnikatelského portálu nyní pro spolkové země, obce a města obecná obdobná povinnost neplatí.

Čistý proces se přesto vyplatí dílnám s německými firemními zákazníky, veřejnými zadavateli nebo přeshraničními zakázkami.

Jak připravit provoz

1. Určete příjem. Stanovte adresu a osobu, která řeší odmítnuté či chybné soubory.
2. Udržujte data. Názvy, adresy, daňová čísla, platby, položky a sazby musí být úplné.
3. Testujte tvorbu i validaci. Vzorové faktury ověřte úplným validátorem EN 16931/XRechnung.
4. Uchovejte originál. U strukturovaných a hybridních faktur je rozhodující XML, ne pouze PDF náhled.
5. Zapojte účetního. Včas dohodněte export, předání a opravy.

Žádný druhý fakturační proces

Nejlepší řešení vytváří PDF i strukturovaný formát ze stejných dat. V SimpliServ proto zůstává postup stejný: dokončit zakázku, vytvořit fakturu a poskytnout správný formát – včetně číselných řad, uzamčení dokladů a předání účetnictví.

Závěr

Elektronická faktura není hezčí PDF, ale zpracovatelná účetní informace. Rychlá kontrola rozpozná mnoho běžných souborů a ukáže jejich hlavní obsah. Pro ostrý provoz je však stále potřeba úplná technická a odborná validace, ideálně automaticky ve fakturačním systému.