Elektronická faktura pro řemeslné a opravárenské provozy: co je teď potřeba udělat

PDF e-mailem — to byla léta „elektronická faktura". S tím je konec: skutečná elektronická faktura je strukturovaný, strojově čitelný formát, který účetní systémy automaticky načtou. A v B2B obchodě se krok za krokem stává povinností.

Co je elektronická faktura — a co ne?

Elektronická faktura je strukturovaný datový soubor podle evropské normy, ne obrázek a ne obyčejné PDF. Systém příjemce načte položky, částky a sazby daně přímo — bez přepisování, bez rozpoznávání textu.

Elektronickou fakturou ve smyslu této povinnosti nejsou: papírové faktury, naskenované faktury a obyčejná PDF.

Koho se povinnost týká?

V Německu platí od začátku roku 2025: firmy musí být schopny elektronické faktury přijímat; povinnost je vystavovat v B2B obchodě následuje postupně v nadcházejících letech. V Rakousku jsou elektronické faktury vůči státu povinné už dlouho — a i v oblasti B2B směřuje vývoj stejným směrem.

Pro opravárenské provozy je důležité: jakmile máte firemní zákazníky — firemní vozové parky, prodejce, správce nemovitostí — dříve či později budete o elektronickou fakturu požádáni. Kdo teprve pak začne hledat řešení, hledá pod časovým tlakem.

Co by malé provozy měly teď konkrétně udělat

1. Prověřit fakturaci. Vznikají vaše faktury ve Wordu nebo Excelu? Pak se nevyhnete systému, který umí vydávat strukturované formáty — ručně elektronickou fakturu nesestavíte.

2. Dbát na čisté základy. Elektronická faktura předpokládá to, co stejně platí: průběžná číselná řada faktur, správné sazby daně, zápis v souladu s předpisy o uchovávání dat (GoBD). Systém, který doklady po zápisu znemožní změnit, to splní automaticky.

3. Napojit účetního. Předání hromadně jako export místo jednotlivých e-mailů šetří čas na obou stranách — a účetní vám za to poděkuje.

Vlastní pointa: žádný zvláštní proces

Elektronická faktura by neměla být druhou fakturační cestou vedle té běžné. V ideálním případě vzniká stejným kliknutím jako každá jiná faktura: zakázka dokončena, faktura vytvořena — zda jako PDF pro soukromého zákazníka, nebo strukturovaně pro firemního, rozhoduje příjemce, ne vaše pracnost.

Přesně tak je to vyřešené v SimpliServ: stejná faktura, stejný průběh, strukturovaný formát na pozadí — včetně číselných řad, zápisu a hromadného exportu pro účetnictví.

Závěr

Elektronická faktura je méně technické téma a spíš příležitost udělat si pořádek ve vlastní fakturaci. Kdo dnes přejde z Wordu na systém, který zakázky, faktury a strukturované formáty myslí dohromady, má povinnost splněnou dřív, než začne platit.