Potvrzení termínu: 6 údajů, které omezí prostoje

Zápis v kalendáři ještě není jistě domluvený termín. U oprav, rozvozů a výjezdů často chybí drobnost, která rozhodne: správný vchod, kontaktní osoba, pokyn k přístupu nebo jasný popis problému. Výsledkem je čekání, telefonování a den, který se začne zpožďovat.

Dobré potvrzení nemusí být dlouhé. Je to stručná zpráva, díky níž mají zákazník i tým stejné informace. Kanál není tak důležitý jako to, aby vše podstatné bylo pohromadě.

Šest údajů pro každé potvrzení

Když se může změnit doprava nebo předchozí zakázka, je časové okno poctivější než přesná hodina. Slibujte jen to, co váš den skutečně umožní dodržet.

Udělejte z potvrzení pevný krok

Stanovte, kdy zprávu posíláte: hned po domluvě, den předem nebo u vzdálenějších termínů dvakrát. Důležitější než dokonalá věta je stálý postup.

1. Zkontrolujte zápis v kalendáři. Sedí adresa, kontakt i důvod návštěvy?
2. Doplňte šest údajů. Když něco chybí, zeptejte se místo hádání.
3. Pište srozumitelně. Interní zkratky nechte uvnitř firmy.
4. Přiřaďte odpovědi k termínu. Změněný vchod nesmí zůstat jen v chatu.
5. Podívejte se ještě v den výjezdu. Mohlo přibýt zrušení, nové číslo nebo důležitá poznámka.

Příklad klidného potvrzení

Dobrý den, paní Beckerová, ve čtvrtek mezi 13. a 15. hodinou přijedeme zkontrolovat váš kávovar. Použijte prosím boční vchod do prodejny. Na místě bude pan Becker. Pokud se něco změní, krátce odpovězte na tuto zprávu.

Zpráva neříká nic navíc, ale odpovídá na otázky, které se jinak objeví těsně před odjezdem.

Tři časté chyby

• Napsat jen „na viděnou zítra“: předpokládá to, že si obě strany pamatují stejné podrobnosti.
• Schovat pokyn k přístupu do kalendáře: člověk na cestě ho musí vidět hned.
• Předat změnu jen ústně: po hovoru ji ihned doplňte k termínu.

Závěr: potvrzení odstraňuje překážky ještě před návštěvou

Potvrzení nenahradí dobrý rozhovor. Uchová však dohody, které se v rušném ránu snadno ztratí. Začněte šesti údaji a šablonu upravujte až tehdy, když se některá otázka opravdu opakuje.