Kostenvoranschlag verrechnen: Warum Ihre Fehlersuche keine Gratis-Leistung ist

Eine Stunde Fehlersuche am Wasserschaden, dann die Diagnose, dann der Kostenvoranschlag — und der Kunde sagt ab. Die Zeit ist weg, bezahlt hat sie niemand. Wer das ein paar Mal pro Woche erlebt, verschenkt im Jahr schnell tausende Euro an Diagnosezeit.

Dabei ist die Lösung etabliert und fair: der kostenpflichtige Kostenvoranschlag.

Darf man für den Kostenvoranschlag Geld verlangen?

Grundsätzlich ja — wenn es vorher klar vereinbart ist. Der Kunde muss wissen, dass die Erstellung des Kostenvoranschlags etwas kostet, bevor er das Gerät dalässt. Ein Aushang an der Annahme, ein Satz im Annahmeformular oder im Online-Formular genügt als Grundlage; entscheidend ist die Transparenz vor der Beauftragung.

Üblich ist eine Pauschale, die sich am Diagnoseaufwand orientiert — bei Handys oft 20 bis 40 Euro, bei E-Bikes und Scootern je nach Aufwand mehr.

Der Trick, der beide Seiten gewinnen lässt: die Guthaben-Anrechnung

Die elegante Variante: Die KVA-Gebühr wird bei Auftragserteilung als Guthaben angerechnet.

• Beauftragt der Kunde die Reparatur, zahlt er die Gebühr nicht doppelt — sie wird vom Rechnungsbetrag abgezogen. Für ihn war die Diagnose damit faktisch gratis.
• Sagt er ab, war Ihre Fehlersuche trotzdem bezahlt.

So verliert niemand: Der Kunde hat keinen Grund zur Beschwerde, und Sie arbeiten nie wieder umsonst. Gleichzeitig filtert die Gebühr die „Ich frag nur mal unverbindlich"-Anfragen, die nie zu Aufträgen werden.

Woran die Umsetzung in der Praxis scheitert

Auf dem Papier klingt das einfach. Im Alltag scheitert es an der Verwaltung: Wer hat welche Gebühr bezahlt? Wurde sie beim Auftrag abgezogen? Steht das auf der Rechnung?

Mit Zetteln und Excel wird genau daraus Chaos — und im Zweifel verzichtet der Betrieb lieber ganz auf die Gebühr.

In SimpliServ ist der Kostenvoranschlag ein eigenes Werkzeug: Sie legen pro KVA fest, ob er kostenpflichtig ist und ob die Gebühr bei Auftragserteilung als Guthaben angerechnet wird. Wird aus dem KVA ein Auftrag, wandert das Guthaben automatisch mit — bis auf die Rechnung. Nichts wird vergessen, nichts doppelt kassiert.

Die Freigabe entscheidet über das Tempo

Ein Kostenvoranschlag ist nur so gut wie seine Freigabe. Wenn der Kunde erst zurückrufen muss, vergehen Tage. Besser: Der KVA geht per E-Mail oder WhatsApp raus, der Kunde sieht alle Positionen online und entscheidet per Klick am Handy — annehmen oder begründet ablehnen. Die Entscheidung steht dokumentiert im System, und das Gerät liegt keinen Tag länger als nötig auf der Werkbank.

Fazit

Ein kostenpflichtiger Kostenvoranschlag mit Guthaben-Anrechnung ist fair, üblich und schützt die wertvollste Ressource Ihres Betriebs: die Zeit an der Werkbank. Voraussetzung ist Transparenz gegenüber dem Kunden — und ein System, das Gebühr und Anrechnung automatisch sauber führt.