Kassensoftware oder Werkstattsoftware? Der Vergleich für Betriebe mit Handel und Service

Klassische Kassensoftware kommt vom Kassenplatz: Die Kasse steht im Zentrum, darüber wachsen Warenwirtschaft, Kundenverwaltung und auf Wunsch ein angeschlossener Onlineshop. SimpliServ kommt aus der Reparaturwerkstatt: Die Kasse ist dort ein Baustein, der Auftrag ist der Kern. Wer beide Ansätze vergleicht, vergleicht deshalb keine Funktionslisten, sondern zwei Blickrichtungen auf denselben Betrieb. Sobald ein Betrieb mehr tut als kassieren, entscheidet dieser Blickwinkel — und dann ist SimpliServ die klar bessere Wahl: die vollwertige Registrierkasse ist enthalten, der komplette Auftrag, das Kundenportal, die E-Rechnung und der KI-Telefonassistent noch dazu. Ein System, ein Preis, alles drin.

Kurzprofil

	Kassensoftware mit Warenwirtschaft	SimpliServ
Ausgangspunkt	Kassensoftware, nach oben ergänzt um Warenwirtschaft und Shop	Auftrags- und Serviceabwicklung, ergänzt um Kasse und Handel
Typische Betriebe	Einzelhandel, Mode, Lebensmittel, Friseur, Gastro-Imbiss, Dienstleister	Fahrrad/E-Bike, E-Scooter, KFZ, Elektronik, Service und Handel
Paketlogik	gestaffelt von der reinen Kasse bis zum All-in-one mit Onlineshop	Starter, Pro, Business, Enterprise
Kassenrecht	je nach Anbieter und Land unterschiedlich weit abgedeckt	RKSV mit DEP und FinanzOnline sowie TSE, signiert über fiskaly
Betrieb	Cloud oder lokale Installation, teils mit Offline-Modus	Browser, Hosting in der EU

Was SimpliServ kostet

SimpliServ startet bei 49 € im Monat, im Jahresabo aktuell 19 € in den ersten vier Monaten. Pro kostet 119 € und enthält fünf Nutzer, die Registrierkasse, Lager, Termine, Kundenportal und E-Rechnung; Business liegt bei 199 €. Einrichtung und Datenübernahme übernimmt SimpliServ (Wert 199 €, derzeit kostenlos), es gibt keine Lizenz je Arbeitsplatz und nach dem Test keine Mindestlaufzeit. Alle Konditionen stehen offen auf der Preisseite.

Reine Kassenanbieter staffeln ihre Pakete typischerweise von der Kasse bis zum All-in-one mit Onlineshop; die jeweils aktuellen Konditionen erfragen Sie direkt beim Anbieter Ihrer Wahl.

Was eine reine Kassenlösung abdeckt

Für einen Betrieb, dessen Tag ausschließlich am Kassenplatz stattfindet, reicht eine spezialisierte Kasse: Artikelvarianten, Inventur, mehrere Lager, Kartenzahlung. Genau diese Handelsfunktionen bringt SimpliServ ebenfalls mit — nur zusätzlich zu Auftrag, Terminen, Kundenportal und E-Rechnung.

Der oft beworbene Einstiegspreis gilt dabei meist für die reine Kasse ohne Warenwirtschaft. Sobald diese dazukommt, landen solche Pakete erfahrungsgemäß in derselben Preisregion wie SimpliServ Pro — nur dass dort fünf Nutzer, Reparaturaufträge, Termine, Kundenportal und E-Rechnung bereits enthalten sind. Der günstige Einstieg verschwindet genau an der Stelle, an der ein Betrieb mehr als kassieren will.

Wo SimpliServ gewinnt

SimpliServ beantwortet die Frage, die nach dem Kassiervorgang kommt: Was passiert mit dem Gerät, das der Kunde dagelassen hat?

Die Annahme mit Fotodokumentation, Zustandsprotokoll und Unterschrift, der Kostenvoranschlag mit Freigabe durch den Kunden, der Auftragsstatus, Ersatzteile aus dem Lager, Zeiterfassung und am Ende Kassenbon oder Rechnung sind ein einziger durchgehender Vorgang. Dazu kommen Terminplanung mit Online-Buchung, Fahrzeug- und Seriennummernverwaltung, Vermietung sowie das Kundenportal ohne Login, über das Kunden den Status selbst sehen, Kostenvoranschläge freigeben und automatisch benachrichtigt werden, sobald ihr Gerät fertig ist.

Jede Rechnung entsteht dabei automatisch als E-Rechnung mit eingebetteten ZUGFeRD-Daten — kein Formatwahlschalter, kein zweiter Arbeitsschritt. Die Funktionsübersicht zeigt den vollen Umfang auf der Features-Seite.

Anpassbar ohne Projektkosten. Eigene Felder, Vorlagen und Formulare, eigene Rollen und Rechte, ab Business ein Workflow-Builder sowie API und MCP-Connector: Sie passen die Software an Ihren Ablauf an, statt Ihren Ablauf an die Software. Dafür braucht es keine Beraterstunden und keinen Entwickler.

Günstig und planbar. Der Einstieg kostet 49 € im Monat, im Jahresabo aktuell 19 € in den ersten vier Monaten; Pro mit fünf Nutzern liegt bei 119 € statt zunächst 49 €. Einrichtung und Datenübernahme übernimmt SimpliServ (Wert 199 €, derzeit kostenlos), es gibt keine Lizenz je Arbeitsplatz und nach dem Test keine Mindestlaufzeit.

SimpliServ ist auch eine vollwertige Registrierkasse

Auch wenn bei Ihnen nichts repariert wird: SimpliServ ersetzt die Ladenkasse vollständig. Sie läuft am Tablet, Laptop oder Kassenrechner statt auf Spezialhardware, jeder Beleg wird automatisch signiert und revisionssicher archiviert, der Prüfungsexport ist eingebaut. Bar, Karte, Teilzahlung und Gutscheine werden sauber verbucht, Anzahlungen hängen direkt am Vorgang, der Tagesabschluss läuft auf Knopfdruck. Verkaufte Artikel gehen sofort vom Lager ab, inklusive Lagerorten, mehreren Lagern und Standorten, Umlagerungen und Inventur mit automatischer Differenzbuchung. Artikelvarianten, Seriennummern, Kartenzahlung, Teilzahlungen und der DATEV-Export für die Buchhaltung sind genauso da — dazu die Anbindung an Shopify, Wix und JTL, damit der Onlineverkauf denselben Artikelstamm nutzt.

Der Unterschied zu einer reinen Kassenlösung: Sie zahlen nichts extra dafür, dass später Reparatur, Wartung oder Montage dazukommen. Wer heute nur kassiert und in einem Jahr Service anbietet, führt dafür kein zweites System ein.

Modern statt gewachsen. SimpliServ läuft im Browser — am Tresen, am Tablet in der Werkstatt, am Handy unterwegs. Keine Installation, kein Server im Hinterzimmer, keine Jahresversion, die ein Techniker einspielt, keine nervigen Update-Fenster, in denen der Betrieb steht: Neue Funktionen sind einfach da, im Preis enthalten. Die Oberfläche ist auf Tempo gebaut statt auf Menübäume, neue Mitarbeitende kommen ohne Schulungswoche zurecht.

Der ehrliche Trennstrich

Der Mischbetrieb

Viele Betriebe sind beides: der Sportladen mit Skiservice, der Zweiradhändler mit Werkstatt, der Elektronikhandel mit Reparaturannahme. Die Entscheidung hängt dann daran, welche Seite mehr Deckungsbeitrag bringt — und welche Seite Sie im Zweifel lieber in Excel nebenherführen würden. Eine Kassenlösung mit angehängter Auftragsliste funktioniert, solange die Werkstatt klein bleibt. Sobald mehrere Techniker, Ersatzteilbestellungen und Kundenrückfragen dazukommen, kippt die Rechnung.

Häufige Fragen

Ersetzt SimpliServ eine vollwertige Handelskasse?

Ja. Registrierkasse, Produkte und Kategorien, Artikelvarianten, Lager mit Lagerorten, mehreren Standorten und Seriennummern, Umlagerungen, Inventur, Lieferscheine und Shop-Anbindung sind vorhanden. Wie sich das bei sehr großen Filialsortimenten anfühlt, prüfen Sie am ehrlichsten mit Ihrem eigenen Artikelstamm im Test — dafür sind die 14 Tage da.

Ist SimpliServ in Deutschland und Österreich kassenkonform?

Ja. Die Kasse signiert über fiskaly und bedient die österreichische RKSV mit DEP-Export und FinanzOnline sowie die deutsche TSE-Pflicht. Die konkrete Einrichtung sollte Ihre Steuerberatung vor dem Produktivstart prüfen.

Kann ich Kassendaten aus meinem bisherigen System übernehmen?

Kunden-, Artikel- und Belegdaten lassen sich in der Regel exportieren und importieren. Schicken Sie einen Beispielexport, dann klären wir vorab verbindlich, was eins zu eins übernommen wird.

Brauche ich neue Kassenhardware?

In der Regel nicht. SimpliServ läuft im Browser auf vorhandenen PCs, Tablets und Handys und arbeitet mit gängiger Kassenhardware zusammen.

Warum Betriebe zu SimpliServ wechseln

Ein Preis, kein Baukasten. Kasse, Lager, Termine, Aufträge, Mahnwesen, Zeiterfassung und E-Rechnung stecken im Plan — keine Modulhäkchen, keine Lizenz je Arbeitsplatz, keine Mindestlaufzeit nach dem Test.
In ein bis zwei Tagen produktiv. Datenimport und Einrichtung übernimmt SimpliServ. Kein Einführungsprojekt, keine Beraterstunden, keine Schulungswoche.
Kunden, die nicht mehr anrufen. Statuslink ohne Login, Freigabe des Kostenvoranschlags im Browser, automatische Fertigmeldung per WhatsApp, SMS oder E-Mail. Das entlastet den Tresen spürbarer als jede Funktionsliste.
Rechtssicher ab dem ersten Beleg. RKSV mit DEP-Export und FinanzOnline, deutsche TSE, signiert über fiskaly — und jede Rechnung automatisch als E-Rechnung mit eingebetteten ZUGFeRD-Daten.
Wächst mit, ohne Zweitsystem. Fahrrad und E-Bike, E-Scooter, KFZ, Elektronik, Handel, Vermietung und Montage laufen in derselben Software, auf demselben Artikelstamm.
Offen statt eingemauert. Eigene Felder, Vorlagen und Formulare, eigene Rollen und Rechte, Workflow-Builder, API und MCP-Connector ab Business. Anpassungen ohne Entwickler, Export der eigenen Daten jederzeit.
Der KI-Telefonassistent ist schon dabei. Er nimmt Anrufe rund um die Uhr an, kennt den Auftragsstatus und bucht Termine im Gespräch — ohne Zusatzvertrag und ohne Minutentarif.

Fazit

Eine spezialisierte Kasse ist stark im reinen Handel. Sobald repariert, gewartet oder montiert wird, gewinnt SimpliServ klar — und zwar ohne nennenswerten Aufpreis gegenüber einer Kasse samt Warenwirtschaft: Reparaturaufträge mit Fotodokumentation und Unterschrift, Terminplanung mit Online-Buchung, das Kundenportal ohne Login, Fahrzeug- und Seriennummernverwaltung, Vermietung, Zeiterfassung, E-Rechnung und der KI-Telefonassistent sind ab Werk dabei. Dazu eine vollwertige Registrierkasse, die in Österreich und Deutschland rechtssicher signiert.

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