Predračun in končni račun: jasno spremljajte preostanek

Pri daljšem popravilu, montaži ali dobavi lahko predplačilo pomaga denarnemu toku. Ustvari pa tudi drugo nalogo: ob zaključku morajo naročilo, izdani dokumenti, prejeta plačila in končni račun pripovedovati isto zgodbo. Ta vodnik je za nemška B2B podjetja in ni pravni ali davčni nasvet.

Naročilo naj bo osnova izračuna

Za vsak posel ohranite eno osnovo: dogovorjen obseg, neto vrednost naročila, stopnjo DDV, odobrene spremembe in kontakt. Predračun je vmesna točka, ne zamenjava za to osnovo.

Obvezni podatki računa so v § 14 nemškega zakona o DDV. Čas prejema predplačila je lahko pomemben za DDV; glejte § 13. Konkretni primer preverite z računovodstvom ali davčnim svetovalcem.

Vodite štiri stolpce

Za vsak posel spremljajte: neto naročila, vsako zaračunano predplačilo, vsako prejeto predplačilo, preostanek. Tako preprečite, da bi vsak izdan dokument obravnavali kot plačan.

Za predplačilo zabeležite številko, bruto/neto/DDV, datum izdaje, zapadlost, datum plačila in povezavo s poslom. Če se obseg spremeni, najprej zabeležite odobritev.

Preostanek izračunajte pregledno

Orodje je pomoč za načrtovanje za eno stopnjo DDV in eno že plačano bruto predplačilo. Ne nadomešča računovodstva, preverjanja zaokroževanja, pregleda izvedenega dela ali davčne presoje.

Preverite celotno verigo: se dokumenti ujemajo z arhivom in plačila z banko? Ali obstajajo popusti, zadržanja, dobropisi ali delne razveljavitve? Razčistite jih pred končnim računom.

Pred končnim računom uskladite

1. Zabeležite zaključek ali prevzem dela.
2. Primerjajte naročilo z odobrenimi spremembami.
3. Uskladite predračune in plačila; označite odprta ali podvojena plačila.
4. Pripravite končni dokument s sledljivim sklicem na naročilo in predplačila.
5. Druga oseba naj preveri številke dokumentov, DDV in vsote.

Primer

Podjetje se dogovori za popravilo v vrednosti 5.000 € neto plus 19 % DDV in po odobritvi materiala prejme 1.785 € bruto predplačila. Interna evidenca plačilo poveže s predračunom. Po zaključku ekipa preveri spremembe in druga predplačila, nato pripravi preostanek. Vsaka številka mora voditi do naročila, dokumenta in plačila.

Pred pošiljanjem

• Je zaključek ali prevzem dokumentiran?
• So vključene vse odobrene spremembe?
• So dokumenti in plačila usklajeni ločeno?
• Se preostanek ujema s spisom posla?
• Je druga oseba preverila zneske in DDV?

Zvezno ministrstvo za finance pojasnjuje osnove e-računov in hrambe. Za konkreten primer sta odločilna vaš računovodski postopek in svetovalec.

Vprašanja

Je predračun enako kot plačilo?

Ne. Dokument je lahko izdan, preden denar prispe. Oba statusa vodite ločeno.

Ali orodje deluje z več stopnjami DDV?

Ne. Predpostavlja eno stopnjo in eno plačano bruto predplačilo. Mešane stopnje ali popravki zahtevajo strokovni pregled.

Kaj če se naročilo spremeni?

Najprej spremembo dokumentirajte in odobrite. Nato posodobite osnovo in preverite že izdane dokumente.