Predujam i završni račun: jasno pratite preostali iznos

Kod duljeg popravka, montaže ili isporuke predujam može pomoći novčanom toku. No stvara i drugi zadatak: po završetku narudžba, izdani dokumenti, primljene uplate i završni račun moraju govoriti istu priču. Ovaj vodič vrijedi za njemačke B2B tvrtke i nije pravni ni porezni savjet.

Neka narudžba bude osnova izračuna

Za svaki posao zadržite jednu osnovu: dogovoreni opseg, neto vrijednost narudžbe, stopu PDV-a, odobrene promjene i kontakt. Račun za predujam je međukorak, a ne zamjena za tu osnovu.

Obvezni podaci računa navedeni su u § 14 njemačkog Zakona o PDV-u. Trenutak primitka predujma može biti važan za PDV; vidjeti § 13. Stvarni slučaj provjerite s knjigovodstvom ili poreznim savjetnikom.

Vodite četiri stupca

Po poslu pratite: neto narudžbe, svaki fakturirani predujam, svaki primljeni predujam, preostalo. Time sprječavate da se svaki izdani dokument smatra plaćenim.

Za svaki predujam zabilježite broj, bruto/neto/PDV, datum izdavanja, dospijeće, datum uplate i vezu s poslom. Ako se opseg promijeni, prvo zabilježite odobrenje.

Izračunajte ostatak transparentno

Ovaj je alat pomoć za planiranje za jednu stopu PDV-a i jedan već plaćen bruto predujam. Ne zamjenjuje knjigovodstvo, provjeru zaokruživanja, provjeru izvedenog rada ni poreznu procjenu.

Provjerite cijeli lanac: odgovaraju li dokumenti arhivi, a uplate banci? Postoje li popusti, zadržavanja, odobrenja ili djelomična storniranja? Riješite ih prije završnog računa.

Uskladite prije završnog računa

1. Zabilježite završetak ili primopredaju rada.
2. Usporedite narudžbu s odobrenim promjenama.
3. Uskladite predujmove s uplatama i označite otvorene ili dvostruke uplate.
4. Pripremite završni dokument s provjerljivom vezom na narudžbu i predujmove.
5. Neka druga osoba provjeri brojeve, PDV i zbrojeve.

Primjer

Tvrtka ugovori popravak za 5.000 € neto plus 19 % PDV-a te nakon odobrenja materijala primi 1.785 € bruto predujma. Interna evidencija uplatu veže uz račun za predujam. Po završetku tim provjeri promjene i druge predujmove, pa priprema ostatak. Svaka brojka mora voditi do narudžbe, dokumenta i uplate.

Prije slanja

• Je li završetak ili primopredaja dokumentirana?
• Jesu li uključene sve odobrene promjene?
• Jesu li dokumenti i uplate usklađeni zasebno?
• Odgovara li ostatak dosjeu posla?
• Je li druga osoba provjerila iznose i PDV?

Savezno ministarstvo financija objašnjava osnove e-računa i čuvanja. Za konkretan slučaj odlučuju vaš računovodstveni postupak i savjetnik.

Pitanja

Je li račun za predujam isto što i uplata?

Ne. Dokument može biti izdan prije primitka novca. Vodite oba statusa odvojeno.

Radi li alat s više stopa PDV-a?

Ne. Pretpostavlja jednu stopu i jedan plaćen bruto predujam. Mješovite stope ili ispravci zahtijevaju stručnu provjeru.

Što ako se narudžba promijeni?

Prvo dokumentirajte i odobrite promjenu. Zatim ažurirajte osnovu i pregledajte već izdane dokumente.